Výběrová řízení na eventové služby jsou běžnou praxí – podle expertů se jich účastní až 70-80 % všech větších korporátních eventů. Přesto jejich proces často není efektivní ani pro zadavatele, ani pro agentury. Nová publikace České eventové asociace "Efektivní tender na event" přináší praktické rady, jak celý proces zlepšit.
Proč vznikla příručka pro efektivní tendery
Hlavní problém současných tenderů: Agentury často investují desítky až stovky hodin práce do přípravy nabídek, které jsou ve skutečnosti hotové projekty připravené k realizaci. Náklady na straně agentur se pohybují od nižších desítek tisíc po 100-300 tisíc korun u sofistikovanějších projektů.
Dan Olszyna z agentury Concept Line vysvětluje: "My nezpracováváme cenovou nabídku v podobě Excel kalkulace, ale vždycky do tendru zpracováváme reálný projekt, který je připravený tak, že se dá vzít a zrealizovat."
Ke stažení ZDE
Klíčové principy efektivního tendru
1. Před vypsáním tendru si ujasněte základy
Nedělejte tender, pokud:
- Nemáte projekt interně schválený
- Nemáte schválený rozpočet
- Projekt je pouze v rovině záměru
2. Kvalitní brief je základ úspěchu
Dobrý brief obsahuje odpovědi na:
- Proč akci děláte
- Pro koho je určená (cílová skupina)
- Co chcete dosáhnout (konkrétní cíle, ne jen obecné fráze)
- Kontext – historie podobných akcí, firemní kultura
- Rozpočet – jasné finanční rámce
Časté chyby: Zadavatelé často píšou "připravte návrh řešení" bez uvedení rozpočtu. Stejná akce se dá udělat za 500 tisíc i za 3 miliony korun – bez znalosti rozpočtu agentura nemůže navrhnout adekvátní řešení.
3. Debrief není formalita
Umožněte agenturám doptat se na nejasnosti v zadání, ideálně formou:
- Online konzultace (nejlepší varianta)
- Osobní schůzka
- Písemné dotazy (méně efektivní)
Pozor: Nesdílejte otázky jedné agentury všem účastníkům. Kvalitní otázky už obsahují agenturní know-how a zkušenosti.
4. Stanovte jasná kritéria hodnocení
Definujte předem:
- Váhy jednotlivých kritérií (cena, kvalita, reference)
- Držte se stanovených kritérií při vyhodnocování
- Nerozhodujte na základě subjektivních preferencí
Varování: Pokud je cena hlavním kritériem (nad 50 %), kvalita návrhu už prakticky nehraje roli.
Časté úskalí a jak se jim vyhnout
Předem "cinknuté" tendery
Odhaduje se, že 10-20 % výběrových řízení není zcela transparentních. Pokud už máte preferovaného dodavatele, zvažte raději přímé zadání nebo rámcovou smlouvu.
Nereálné časové termíny
Agentura potřebuje minimálně:
- 1 týden na analýzu briefu
- 1 týden na strategii a kreativu
- 1 týden na produkci a prezentaci
Tip: Zadání "potřebujeme nabídku za 3 dny" je často signálem nekvalitního procesu.
Absence zpětné vazby
Vždy poskytněte feedback neúspěšným agenturám:
- Co se vám na návrhu líbilo
- Kde byl prostor pro zlepšení
- Proč zvítězila konkurence
Generické e-maily typu "děkujeme, vybrali jsme jinou agenturu" demotivují a poškozují vztahy.
Rámcové smlouvy jako alternativa
Výhody dlouhodobé spolupráce:
- Agentura lépe zná vaši firmu a kulturu
- Snižují se náklady na briefing při každém projektu
- Buduje se partnerský vztah místo dodavatelského
- Lepší plánování kapacit na obou stranách
Jak uspět jako agentura v tenderech
Před vstupem do tendru analyzujte
- Kvalitu a realitu zadání
- Časové možnosti (máte dostatek času na kvalitní zpracování?)
- Pravděpodobnost úspěchu (není to "cinknuté"?)
- Reference zadavatele na sociálních sítích
Během přípravy nabídky
- Nepřesáhněte zadání jen tak – raději nabídněte optimum v rámci rozpočtu + upgrade možnosti
- Ptejte se na víc, než je v briefu – snažte se pochopit skutečné potřeby
- Nebojte se odstoupit i v průběhu, pokud cítíte, že projekt není pro vás
Klíčové doporučení
"Musíte jít nad rámec zadání a přinést nějaký přesah, nějaký nápad, kterým to posunete dál. Nikdy nestačí pouze naplnit zadání."
Veřejný vs. komerční sektor
Současný trend: Veřejná správa se snaží kultivovat své přístupy k tenderům. Ministerstvo pro místní rozvoj iniciuje změny, které mají:
- Snížit administrativní zátěž
- Umožnit hodnocení podle kvality, ne jen ceny
- Zjednodušit kvalifikační požadavky
Praktické tipy pro malé agentury
Jak začít s tendery
- Není to o velikosti týmu – stačí 3-4 lidé na projekt
- Budujte si vnitřní jistotu ve své kompetenci
- Investujte do vzdělání – sledujte trendy, inspirujte se
- Dokumentujte nápady – fotky, poznámky, odkazy ukládejte systematicky
Networking a reference
- Kvalitní práce se vrací – spokojení klienti vás doporučí dál
- Budujte dlouhodobé vztahy – lidé mění firmy a berou si vás s sebou
- Účastněte se soutěží – České eventové asociace připravuje kategorie i pro menší projekty
Kde najít více informací
Publikace "Efektivní tender na event" je zdarma ke stažení na stránkách České eventové asociace v sekci "Efektivní tender".
Kontakt pro konzultace: Dan Olšina (Conceptline) nebo Česká eventová asociace jsou otevřeni pomoci s nastavením efektivních tenderových procesů.
Závěr
Efektivní tender není jen o úspoře času a peněz – je to investice do kvality eventového průmyslu. Když zadavatelé i agentury přistupují k procesu profesionálně a transparentně, výsledkem jsou lepší eventy, spokojení klienti a udržitelný byznys pro všechny strany.
"Karma je zdarma a vrací se to. Za to, že ty věci děláte dobře, že nepodvádíte, snažíte se přesvědčit kvalitou práce – to je to, co klienti potom budou brát v potaz."
Článek vznikl na základě rozhovoru v rámci podcastu Svět Eventů. Celý rozhovor obsahuje další praktické tipy a příklady z praxe.